Spis treści:
1. Jaki jest zakres zastosowania RODO w kontekście zatrudnienia
2. Jaka jest podstawa prawna przetwarzania danych przy zatrudnieniu obcokrajowca ?
3. Jakie są zasady przetwarzania danych osobowych pracowników z zagranicy ?
4. Obowiązki wynikające z RODO – bariera językowa
Pracownicy z krajów trzecich, czyli pochodzący spoza Unii Europejskiej (UE) i Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), coraz częściej podejmują pracę w różnych krajach europejskich. W związku z tym, przedsiębiorstwa zmuszone są przetwarzać ich dane osobowe zgodnie z przepisami RODO (Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych).
Zakres zastosowania RODO w kontekście zatrudnienia
Przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) mają terytorialny zakres zastosowania. Został on określony w ten sposób, że dotyczy przetwarzania danych osobowych, które odbywa się na terenie UE/EOG. Dotyczy ono również przetwarzania danych osób przebywających na tym obszarze. Jeżeli zatem pracownik nie posiada obywatelstwa żadnego z krajów członkowskich, ale przebywa w Polsce w związku z zatrudnieniem, przetwarzanie jego danych przez administratora – pracodawcę podlega pod RODO. Przetwarzanie danych osobowych pracowników z krajów trzecich podlega zatem takim samym zasadom, jak przetwarzanie danych pracowników z UE/EOG.
Zatrudnienie obcokrajowca – podstawa prawna przetwarzania danych
Pracodawcy muszą przede wszystkim spełnić warunek legalności przetwarzania danych. Oznacza to, że przetwarzanie danych osobowych pracowników z krajów trzecich jest dozwolone tylko wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna. Najczęstszą podstawą przetwarzania danych osobowych pracowników z krajów trzecich jest zawarcie umowy pracy lub zawodowej. Jeśli pracownik jest zatrudniony na podstawie umowy, to przetwarzanie jego danych osobowych jest niezbędne do wykonania umowy. Ponadto, przetwarzanie danych pracowników z krajów trzecich może być konieczne w celu spełnienia innych obowiązków prawnych ciążących na pracodawcy, takich jak rozliczenia podatkowe czy wypełnianie raportów do instytucji państwowych.
Zasady przetwarzania danych pracowników z zagranicy
Ważne jest także, aby pracodawcy przestrzegali zasad dotyczących ochrony danych osobowych, takich jak zasada minimalizacji danych. Oznacza to, że przetwarzanie danych powinno być ograniczone tylko do niezbędnych informacji potrzebnych do celów zatrudnienia. Przetwarzanie danych osobowych pracowników z krajów trzecich musi także spełniać wymogi bezpieczeństwa danych. Pracodawcy są odpowiedzialni za zabezpieczenie danych pracowników przed nieuprawnionym dostępem, utratą czy uszkodzeniem.
Pracodawca powinien również zapewnić pracownikom z zagranicy możliwość realizacji praw wynikających z RODO, jak np. prawo do dostępu do swoich danych, ich sprostowania oraz do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania w określonych sytuacjach. Konieczne jest również realizowanie obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 i 14 RODO (klauzule informacyjne).
Obowiązki wynikające z RODO – bariera językowa
Informacje o przetwarzaniu danych przez administratora – pracodawcę powinny być udostępnione pracownikowi w jasnej i zrozumiałej formie, co dotyczy również języka komunikacji. Jeżeli pracownik nie włada językiem polskim, dopuszczalne jest przekazanie komunikatu w innym języku, np. angielskim. Nie musi to być język ojczysty pracownika, natomiast ważne jest, żeby pracownik rozumiał treść, jaka jest mu przekazywana.