Spis treści:
1. Służbowy sprzęt = większa kontrola?
2. Czy praca na prywatnym sprzęcie = ryzyko?
3. Korzystanie z prywatnego sprzętu wymaga zgody pracownika
4. Praca na prywatnym sprzęcie – jak zminimalizować ryzyko?
Żaden przepis prawa nie obliguje pracodawcy do zapewnienia pracownikom służbowego sprzętu czy prywatnych numerów telefonu. Wykonywanie pracy przy pomocy własnego sprzętu jest dopuszczalne i występuje w praktyce. Jeżeli jednak pracodawca decyduje się na powierzenie pracy na własnym sprzęcie pracownika, to jako Administrator musi on zadbać o należyty poziom ochrony danych, które na ten sprzęt trafiają. Może być to problematyczne, jeżeli sprzęt przy pomocy którego dokonuje się operacji przetwarzania nie należy do Administratora.
Służbowy sprzęt = większa kontrola?
W sytuacji, gdy pracodawca zapewnia pracownikom sprzęt służbowy, ma on w praktyce większą kontrolę nad sposobem przetwarzania danych. Sprzęt należy wówczas formalnie do pracodawcy, a pracownik może z niego korzystać w zakresie związanym z realizacją obowiązków pracowniczych. Pracodawca określa zasady korzystania z powierzonego pracownikowi sprzętu, jak również sposoby zabezpieczeń danych. Sprzęt i poziomy stosowanych zabezpieczeń mogą zostać w każdej chwili sprawdzone przez pracodawcę, a w razie nieprawidłowości, pracodawca ma możliwość zdyscyplinowania pracownika.
Czy praca na prywatnym sprzęcie = ryzyko?
Inaczej wygląda sytuacja w przypadku, gdy pracownik wykonywać ma zadania na sprzęcie stanowiącym jego własność. Pracodawca nie ma bowiem faktycznego władztwa nad tymi urządzeniami – jednocześnie ciąży na nim obowiązek należytego zabezpieczenia danych, które pracownik z jego upoważnienia przetwarza z wykorzystaniem swojego sprzętu. Co prawda pracownik jest zobowiązany do wykonywania swoich obowiązków z należytą starannością i stosowania przyjętych procedur (w tym z zakresu RODO), możemy jednak mieć do czynienia z sytuacją, w której pracodawca nie może skutecznie egzekwować wdrożonych procedur ani przeprowadzić ich kontroli bez naruszania prywatności pracownika.
Korzystanie z prywatnego sprzętu wymaga zgody pracownika
Przede wszystkim wskazać należy, że pracodawca nie może jednostronnie zobowiązać pracownika do korzystania z prywatnego sprzętu do celów służbowych. Pracownik powinien się na tę okoliczność zgodzić z zachowaniem wymogu dobrowolności zgody. Zgodę na pracę pracownika na prywatnym sprzęcie powinny więc wyrazić obie strony stosunku pracy – zarówno pracownik jak i pracodawca.
Praca na prywatnym sprzęcie – jak zminimalizować ryzyko?
Przy okazji odbierania od pracownika zgody na wykorzystanie prywatnego sprzętu do celów służbowych warto zadbać o zobowiązanie pracownika do podjęcia określonych czynności zabezpieczających oraz poddaniu się kontroli pracodawcy. Pracodawca może również zdecydować się na wprowadzenie regulacji dotyczących monitoringu zgodnie z art. 222 i 223 kodeksu pracy. Przekazanie pracownikowi danych osobowych powinno być również poprzedzone w tej sytuacji wnikliwą analizą ryzyka. Pracodawca ze swojej strony powinien natomiast powstrzymać się od działań, które mogłyby naruszać prywatność pracownika a w szczególności nie realizować monitoringu poza godzinami pracy.