Przygotowując postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, Zamawiający określa warunki zamówienia oraz wskazuje jakie środki dowodowe (przedmiotowe i podmiotowe) musi złożyć Wykonawca. Specyfikacja warunków zamówienia jest wiążąca dla uczestników postępowania tj. zarówno dla Zamawiającego, jak i Wykonawców. Dlatego też, precyzyjne określenie wymaganych dokumentów jest niezwykle istotne z punktu widzenia dalszego prowadzenia postępowania.
Samouzupełnienie dokumentów
Wykonawcy w ramach składanych wyjaśnień czy też uzupełnień dokumentów, przedkładają często dokumenty, których Zamawiający nie wymagał w postępowaniu. Powstaje wówczas pytanie, czy tego rodzaju dokumenty mogą być podstawą oceny oferty i prowadzić np. do jej odrzucenia.
Jedną z tego rodzaju spraw zajmowała się Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z dnia 16 stycznia 2023 r. Zamawiający odrzucił ofertę Wykonawcę z powodu nieważnego certyfikatu dla oferowanego produktu, przy czym certyfikat ten nie był wymagany przez Zamawiającego w postępowaniu. Wykonawca złożył go w ramach wyjaśnień treści oferty.
Brak możliwości oceny dokumentów niewymaganych treścią SWZ
Krajowa Izba Odwoławcza rozpoznając odwołanie Wykonawcy stanowczo opowiedziała się przeciwko możliwości oceny dokumentów, których Zamawiający nie wymagał w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
„Dokumenty niewymagane przez Zamawiającego w postępowaniu o udzielnie zamówienia publicznego nie mogą być przez Zamawiającego oceniane w tymże postępowaniu, więcej – na podstawie takich dokumentów nie mogą być podejmowane przez Zamawiającego czynności w postępowaniu. Poddanie ocenie dokumentów, jakich Zamawiający nie żądał w postępowaniu, nawet tych przesłanych przez wykonawcę, stanowiłoby naruszenie zasad Prawa zamówień publicznych. Błędne, niezgodne z prawem zamówień publicznych oraz naruszające wszystkie zasady prawa zamówień publicznych działanie Zamawiającego oparte na ocenie dokumentu niewymaganego w postępowaniu przesądza jednoznacznie o nieprawidłowości czynności Zamawiającego. (…) Wyjście poza zakres dokumentów i oświadczeń określonych przez Zamawiającego w SWZ zawsze musi być traktowane negatywnie, bowiem zasady prowadzenia postępowania o udzielnie zamówienia publicznego i warunki zamówienia Zamawiający określa przy publikacji postępowania, a po czasie składania ofert nie mogą one ulegać zmianą. Zamawiający określa zakres niezbędnych oświadczeń i dokumentów jakie mają wykonawcy złożyć w postępowaniu i które to dokumenty stanowią podstawę do oceny złożonej oferty. Ocena złożonej oferty, w każdym jej aspekcie, dokonywana jest w oparciu o te wymagane oświadczenia i dokumenty.” (wyrok KIO z dnia 16 stycznia 2023 r., sygn. akt KIO 22/23).