Jak udokumentować zaangażowanie pracowników w działalność badawczo-rozwojową (B+R)?

ksef

Spis treści:

1.Ulga B+R – jakie są wymogi przy rozliczaniu kosztów osobowych?

2. Ulga B+R – jak stworzyć ewidencję?

 

Obowiązująca od 1 stycznia 2016 r. ulga na działalność badawczo-rozwojową (B+R) uprawnia podatników do dodatkowego odliczenia od podstawy opodatkowania części wydatków poniesionych na działalność B+R, zaliczonych uprzednio do kosztów uzyskania przychodów. Ulga B+R ma w założeniu zachęcać podatników do inwestowania w działalność badawczo-rozwojową. W ten sposób można odliczyć m. in. 200% kosztów osobowych związanych z zatrudnieniem pracowników (na umowę o pracę czy umowę zlecenie) realizujących działalność badawczo-rozwojową, które u podatników ponadto stanowiły koszt uzyskania przychodów. Udokumentowanie zaangażowania pracowników w prace badawczo-rozwojowe odgrywa istotną rolę przy skorzystaniu z preferencji na badania i rozwój.

Ulga B+R – jakie są wymogi przy rozliczaniu kosztów osobowych?

W celu skorzystania z ulgi podatkowej oprócz podejmowania czynności spełniających definicję działalności B+R firmy muszą ustalić, jakie są koszty kwalifikowane związane z tą działalnością – zwykle ważną część kosztów kwalifikowanych B+R stanowią wydatki na wynagrodzenia. Aby odliczyć w ramach ulgi B+R wydatki osobowe obowiązujące regulacje prawne wymagają, aby podatnik wyodrębnił część kosztów osobowych, które zostały poniesione na realizację działalności badawczo-rozwojowej (art. 18d ustawy o CIT). Wyodrębnienie to powinno być dokonane „w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu”. Przepisy ustaw podatkowych nie precyzują, w jaki sposób należy wykazać faktyczne zaangażowanie pracowników w działalność badawczo-rozwojową w danym okresie rozliczeniowym. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (dalej: Dyrektor KIS) podkreśla, że sposób wyodrębnienia czasu pracy jest kwestią techniczną i to podatnik powinien móc udowodnić poprawność przyjętej metody ewidencji czasu pracy.

Ulga B+R – jakie są wymogi

Ulga B+R – jak stworzyć ewidencję?

Ewidencja czasu pracy może być niezbędna do prawidłowego ustalenia wysokości kosztów kwalifikowanych z tytułu wynagrodzeń pracowników. Koszty te mogą być odliczone od podstawy obliczenia podatku tylko w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności B+R pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu. W przypadku więc, gdy pracownik w ramach świadczonej pracy wykonuje obowiązki nie tylko związane z działalnością badawczo-rozwojową, zasadne jest wyodrębnienie tej części wynagrodzenia, która nie jest związana z realizacją działalności badawczo-rozwojowej. Ustawodawca nie narzucił przedsiębiorcom jednego wzorca ewidencji. Wybór sposobu udokumentowania wydatków na koszty osobowe związane z działalnością badawczo-rozwojową pozostawiony został podatnikom. Dla celów dowodowych zalecane jest, aby ewidencja czasu pracy poświęconego przez pracowników na działalność badawczo-rozwojową była prowadzona przez podatnika korzystającego z ulgi.