Spis treści:
1. Czy informacja o przebywaniu na zwolnieniu chorobowym to dane osobowe?
2. Kiedy pracodawca może przetwarzać dane o stanie zdrowia pracownika?
3. Czy można poinformować klienta, że pracownik przebywa na L4?
4. Czy autoresponder może informować, że pracownik jest na zwolnieniu lekarskim?
Wyobraźmy sobie sytuację, że jesteśmy pracodawcą i nagle dzwoni do nas rozgorączkowany klient. Okazuje się, że klient ma do załatwienia pilną sprawę i nie może skontaktować się z naszym pracownikiem, który się tą sprawą zajmował – nie odpowiada na maile, nie odbiera telefonu. Klient wyraża oczywiście do nas pretensje z tego tytułu. Sytuacja jest spowodowana tym, że wczoraj wieczorem nasz pracownik się poważnie rozchorował i przebywa obecnie zwolnienie lekarskim – jednak nasz klient tego nie wie. Aby wytłumaczyć się przed klientem informujemy go, że pracownik jest nieobecny z powodu choroby, grzecznie przepraszamy i obiecujemy kontakt innego pracownika. Wszystko wydaje się w porządku – konflikt z klientem załagodzony, zastępstwo zapewnione, relacja biznesowa podtrzymana. Ale czy na pewno pracodawca nie ma się czego obawiać?
Czy informacja o przebywaniu na zwolnieniu chorobowym to dane osobowe?
Zgodnie z art. 4 pkt 1 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (dalej RODO), dane osobowe, oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Dane o stanie zdrowia bez wątpienia związane są z tożsamością osoby i zgodnie z definicją obejmują również informację o korzystaniu z usług opieki zdrowotnej, jeżeli w ten sposób ujawniane są dane o stanie zdrowia osoby. Dodatkowo należy wskazać, że dane o stanie zdrowia stanowią szczególną kategorię danych osobowych, a przetwarzanie takich danych jest co do zasady zakazane – chyba, że zostaną spełnione konkretne przesłanki.
Przesłanki, które uprawniają do przetwarzania danych szczególnych kategorii określone są w art. 9 ust. 2 RODO. Jest to katalog zamknięty, co oznacza, że jeżeli pracodawca nie znajduje tam odpowiedniej podstawy prawnej dla swojego działania, nie może przetwarzać tych danych. Z punktu widzenia opisanej sytuacji pracownika na zwolnieniu chorobowym, do najważniejszych przesłanek legalizacyjnych należą:
Zgoda
Przetwarzanie danych szczególnych kategorii, jak dane o stanie zdrowia, będzie dopuszczalne, jeżeli pracownik udzielił wyraźnej zgody na przetwarzanie tych danych w określonym celu. Cel zawsze musi być sprecyzowany, nie może być to zgoda ogólna – musi odnosić się do konkretnego sposobu wykorzystania, np. w celu wykupienia ubezpieczenia.
Upublicznienie w sposób oczywisty
Wykorzystanie tych danych będzie także możliwe, jeżeli pracownik upublicznił je w sposób oczywisty – musimy jednak brać zawsze pod uwagę zakres tego upublicznienia. Ujawnienie choroby na profilu Facebook dostępnym tylko ograniczonej liczbie osób (znajomych) nie oznacza, że pracownik chciał te dane ujawnić klientom pracodawcy. Ujawnienie tej informacji przez pracownika jednemu klientowi pracodawcy nie jest też równoznaczne z tym, że pracownik chciał to upublicznić innym klientom.
Profilaktyka, medycyna pracy, zabezpieczenie społeczne
Pracodawca może przetwarzać dane o stanie zdrowia pracownika, jeżeli jest to niezbędne m.in. do celów profilaktyki zdrowotnej lub medycyny pracy, do oceny zdolności pracownika do pracy, diagnozy medycznej, zapewnienia opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego, leczenia lub zarządzania systemami i usługami opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego. W skrócie, chodzi o to, że pracodawca może przetwarzać dane o stanie zdrowia pracownika, jeżeli musi skierować go na badania lekarskie, czy w relacjach z ZUS. Pracodawca otrzymuje przecież zwolnienie lekarskie pracownika na profilu PUE ZUS.
Czy można poinformować klienta, że pracownik przebywa na L4?
Analizując przesłanki określone w art. 9 ust. 2 RODO, odpowiedź na to pytanie brzmi: NIE. Potwierdza to również stanowisko Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, który zajmował się już taką sprawą i w związku z udostępnieniem przez pracodawcę informacji o zwolnieniu chorobowym pracownika osobom trzecim wymierzył pracodawcy – administratorowi karę upomnienia. Spółka będąca pracodawcą uzasadniała udostepnienie danych koniecznością wytłumaczenia kontrahentom spółki powodów utrudnionego kontaktu z pracownikiem oraz potrzebą reorganizacji obowiązków pozostałego personelu w związku z nieobecnością pracownika przebywającego na zwolnieniu chorobowym. Zdaniem PUODO, powyższe powody nie stanowią żadnej z przesłanek legalizujących proces przetwarzania danych o stanie zdrowia, a pamiętajmy, że udostępnienie danych to również przetwarzanie.
Czy autoresponder może informować, że pracownik jest na zwolnieniu lekarskim?
W przypadku nieobecności pracownika w pracy, na służbowej skrzynce e-mail tej osoby często uruchamiany jest autoresponder, który informuje nadawcę wiadomości, że pracownik nie jest dostępny. Informacja ta często zawiera wskazanie pracownika zastępującego tę osobę, z którą można się skontaktować, aby załatwić sprawę, przewidywany czas takiej nieobecności. Zapobiega to sytuacjom, jak wskazana na początku tego artykułu. Autoresponder często jednak wskazuje, że pracownik jest nieosiągalny, ponieważ w określonym czasie przebywa na zwolnieniu lekarskim. Jak to się odnosi do powyższych rozważań? Informacja taka będzie dozwolona, jeżeli autorem informacji zwrotnej wysyłanej w ramach autorespondera będzie sam pracownik. Jeżeli jednak wiadomość automatyczną sporządza pracodawca lub inny pracownik, informacji takiej nie można zamieścić.