W dzisiejszym artykule skupimy się na opisaniu (inaczej niż zwykle) nie pojedynczego konkursu o dotacje, programu, projektu – opiszemy jak wygląda cały proces starania się o dotacje. Proces, w którym stroną są Państwo i jedna z szeregu instytucji (odmiennych dla różnych dotacji), które roboczo, zbiorczo nazywamy grantodawcami.
Proces aplikowania ma to do siebie, że otrzymanie dotacji jest skrajnie trudne bez profesjonalnego wsparcia i to właśnie zapewnieniem takiego wsparcia zajmuje się Business Consulting, czyli takie firmy jak my. To ważne – pomagamy, ale to Państwo składają wniosek we własnym imieniu, jako osoba fizyczna (gdy chodzi o dotację na założenie działalności) albo jako firma czy fundacja, stowarzyszenie albo samorząd czy podmiot państwowy. Istnieje bardzo wiele czynników, które wywołuje taki właśnie stan rzeczy, sytuacja, w której wniosek o dotację jest składany przez Państwa (czyli przez Wnioskodawcę) ale przygotowywany przez nas (oczywiście w kontakcie i po konsultacjach z Państwem).
Oto 5 ważnych kwestii i rad dla Państwa jako przyszłych Wnioskodawców – to rady, które można zbiorczo nazwać hasłem: „Czasu jest zawsze mniej, niż się wydaje”. Nasze rady i rekomendacje bazują na praktycznych, konkretnych doświadczeniach. Praktyczny przykład: konkurs na dotacje ogłoszony na przełomie lata i jesieni 2021 roku, ważny, bo związany z przeciwdziałaniem skutkom gospodarczym pandemii, takim jak upadanie mikro, małych i średnich przedsiębiorstw w związku z problemami logistycznymi, mniejszym zainteresowaniem klientów oraz z ograniczeniami sanitarnymi nakładanymi oraz władze samorządowe i państwowe. Konkurs miał swój deadline jeśli chodzi o składanie wniosków wyznaczony na dzień 20 października. Co to spowodowało? Szereg naszych potencjalnych Klientów najpierw czytało ogłoszenie o konkursie, które opublikowano jeszcze w sierpniu a potem z radością stwierdzało, że przecież „czas jest do 20 X”. Klienci dzwonili zatem do nas na przykład na początku października. Zaczynali z nami rozmowę o wstępnym zarysie projektu. Jednak tu pojawia się kilka problemów – to właśnie na te problemy odpowiadamy dając Państwu 5 kluczowych rad co do współpracy w aplikowaniu o dotacje:
- Nie każdy Klient może być Wnioskodawcą w dowolnym konkursie. Tu akurat chodziło o konkurs wyłącznie dla MŚP (mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa), które poniosły określone procentowo straty w związku z pandemią – straty (spadek obrotów), które dało się udokumentować i które powstały w wyniku pandemii, czyli odpadali potencjalni Wnioskodawcy, którzy takie straty mieli już przed pandemią. Ustalenie, że dana osoba czy firma spełnia wszystkie warunki udziału w konkursie to określony czas. Może to trwać dzień, dwa. Ale to – wbrew pozorom – dużo czasu.
- Nie każdy pomysł na projekt pasuje do danego konkursu dotacyjnego – poszczególne konkursy wskazują, jakie działania koniecznie muszą się mieścić w projekcie a jakie są z niego wykluczone. Dlatego jeśli dzwonią Państwo do nas np. 1 października o 12:00, to nie oznacza, że prace nad wnioskiem ruszą tego samego dnia czy nawet 2 października. Możliwe, że będziemy doradzać Państwu poważne zmiany projektu, omawiać go z Państwem, dostosowywać tak, by istniały możliwie największe szanse na sukces, czyli na otrzymanie przez Państwa dotacji. To też może zająć kilka dni, bo czasem musimy zbadać rynek, sprawdzić, za ile realnie, przy danych cenach, inflacji, przy danej dostępności fachowców czy towarów w Państwa regionie będzie możliwa realizacja poszczególnych elementów projektu. Może też być potrzebna Państwa lub nasza konsultacja z podwykonawcami, którzy będą w projekcie niezbędni.
- Jeżeli np. mają Państwo sklep i projekt obejmuje cyfryzację pracy magazynu czy poprawę sprzedaży on-line, to musimy to omówić z obsługującą Państwa firmą informatyczną albo znaleźć dla Państwa taką firmę.
Jeśli w projekcie planują Państwo np. przebudowę obiektu, w którym prowadzą Państwo działalność, czas zajmie już sprawdzenie, czy mają Państwo prawną i sprzętową możliwość wykonania takich prac. To może zająć 3-5 dni. Jeśli zsumujemy czas na działania opisane tu w podpunktach „a” i „b” to od pierwszej rozmowy czy maila od Państwa do nas mija już np. 7 dni kalendarzowych, a nie wszystkie z nich to dni robocze. Licząc z dniami wolnymi od pracy (i nie chodzi tu o nasz komfort, ale o to, że np. w weekend nie dodzwonimy się w Państwa sprawie np. do nadzoru budowlanego, gminy, firmy-podwykonawcy) prace nad wnioskiem zamiast np. w poniedziałek, gdy pierwszy raz Państwo dzwonią, ruszą we wtorek czy w środę w następnym tygodniu, a to już 9-10 dni później.
Wróćmy do naszego przykładu – konkurs trwający do 20 X, dzwonią Państwo 1 X, to w takich warunkach już połowa posiadanego czasu mija. Jest 9-10 X. Zostaje zatem 10 dni. Jak przekonamy się w dalszej części dzisiejszego artykułu – w takiej sytuacji już może być za późno.
- Nie zawsze też od razu udaje się podpisać umowę między Państwem a nami. Posiadamy gotowe wzorce umów i stale dostosowujemy je do zmieniających się potrzeb, w miarę zdobywanego doświadczenia i w odpowiedzi na potrzeby zgłaszane przez Klientów. Warto jednak, by pamiętali Państwo o paru sprawach:
- Warto, by od pierwszej rozmowy w ustaleniach z nami brała udział osoba decyzyjna. Jeśli składają Państwo wniosek na dotację na założenie działalności, powinien się z nami kontaktować docelowy Wnioskodawca, ten kto ma założyć działalność w oparciu o dotację. Może oczywiście rozmowach uczestniczyć ktoś jeszcze (małżonek, inny członek rodziny, znajomy) jednak warto, by był też główny zainteresowany. Jeśli są Państwo firmą, powinien w rozmowach i korespondencji uczestniczyć jej właściciel, nie tylko osoba przez niego wyznaczona, pracownik, zastępca. Skraca to czas, bo nie eliminuje przekazywanie informacji wewnątrz firmy. W przypadku spółek, NGO etc. także zachęcamy, by z grona osób decyzyjnych wyznaczyć kogoś (najlepiej prezesa zarządu), kto potem w Państwa organizacji nie będzie musiał długo czekać na czyjąś zgodę lub podpis.
- Warto przemyśleć sobie na wstępie, na co chcą Państwo przeznaczyć środki, gdzie ma być prowadzona działalność, co chcą Państwo stworzyć, zmodernizować w Państwa firmie.
- Trzeba też przystąpić do rozmów z wyobrażeniem o tym, ile środków z własnego budżetu są Państwo w stanie zainwestować. Nie muszą to być duże kwoty, ale trzeba wiedzieć, ile można na projekt przeznaczyć. Niektóre dotacje zapewniają 100% środków, jednak często dotacja wynosi mniej, np. 75-85% a resztę stanowi Państwa wkład własny.
- Czasu jest jeszcze mniej. W podanym wcześniej przykładzie zaznaczamy, że konkurs był otwarty do 20 października 2021 roku, czyli do tego dnia składane były wnioski. Jednak warto wiedzieć, że terminy przyjmowania wniosków nie są dane raz na zawsze. Zdarza się (i to jest optymistyczne), że data jest przesuwana do przodu, czyli konkurs jest przedłużany. Nie jest to jednak ani powszechne ani nie jest zależne od nas czy od Państwa. Zwykle takie przedłużenie konkursu dotacyjnego to wynik jakichś obiektywnych, poważnych zdarzeń, było tak np. podczas pandemii, czasem też w wyniku zaobserwowania awarii systemu informatycznego, który obsługuje elektroniczne składanie danego wniosku. Często ma jedna miejsce sytuacja odwrotna – konkurs może być skrócony. Tak też stało się w podawanym jako przykład jesiennym konkursie dla MŚP w 2021 roku. Konkurs zamknięto już 5 października! Był to wynik ogromnego zainteresowania – wpłynęła tak wielka liczba wniosków, że ich dalsze przyjmowanie sam grantodawca uznał za bezcelowe. Na konkurs jest przecież przeznaczana określona, skończona pula środków. Jeśli do danego dnia wpłynął wnioski na kwotę znacznie przekraczającą całą pulę środków na konkurs, czyli np. wnioski stanowiące w sumie 200 % czy 400 % kwoty posiadanej przez grantodawcę i czekającej na podzielenie między Wnioskodawców, to nie uznaje on za celowe dalszego przyjmowania wniosków. Na taką sytuację też warto być gotowym. Tym bardziej warto zgłaszać się do nas z możliwe dużym wyprzedzeniem.
Od ogłoszenia konkursu do jego zamknięcia musi upłynąć minimum miesiąc, zatem nawet jeśli w samym ogłoszeniu lub w regulaminie czy w innych informacjach pochodzących od grantodawcy jest informacja, że konkurs potrwa dłużej, to docelowo grantodawca może skrócić nabór tak, że finalnie będzie to miesiąc od ogłoszenia. Jak wskazują podane w tym artykule przykładamy – wcale nie jest to bardzo dużo czasu, dlatego warto reagować szybko. Samo pisanie wniosku także trwa, o czym opowiemy więcej w kolejnym punkcie artykułu.
- Wniosek nie powstaje w jeden dzień ani w jeden tydzień – to zasada, są od niej wyjątki, ale będą one miały wpływ na cenę naszej usługi. Im mniej czasu, tym większa jest dla nas trudność przygotowania wniosku. Przygotowanie wniosku często wymaga tworzenia do niego obszernej dokumentacji (w tym przewidzianych w regulaminach załączników) zawierzającej obszerne opisy. Są to wielostronicowe charakterystyki, plany i uzasadnienia poszczególnych elementów projektu dotacyjnego: szczegółowe, bazujące na danych technicznych i ekonomicznych opisy nowych rozwiązań (innowacji produktowych i procesowych). Przygotowanie takiej dokumentacji to wiele dni naszej pracy.
W trosce o jakość i o to, by zmaksymalizować Państwa szanse na otrzymanie dotacji oraz na powodzenie całego projektu, który chcą Państwo tą dotacją sfinansować, dążymy do tego, by do każdego wniosku podchodzić indywidualnie, z największą możliwą starannością, uwagą i kreatywnością, proponując Państwu oparte na naszym doświadczeniu modele rozwiązań, rozliczeń, biznesplanów, zarządzani kosztami, optymalizacji. Wymaga to czasu. Nie oznacza to, że gdy nie jest do dużo, kontakt z nami nie ma sensu – sens jest zawsze, jednak przy mniejszej ilości czasu usługa będzie droższa. Chcąc skupić się na Państwa projekcie i mając do tego niewiele czasu musimy czasem zrezygnować z przygotowania innego projektu. I to wpływa na cenę.
Nie istnieje jeden idealny, stosowany zawsze standard co do ilości czasu na przygotowanie wniosku. Jedne wnioski objętość 20 stron, inne, wraz z załącznikami, mogą mieć stron 200, 250 czy 300. Są wnioski proste pod względem konstrukcji budżetu, struktury wydatków, opisu działań i są takie, gdzie opis wymaga zatrudniania zewnętrznego eksperta albo wielu konsultacji z Wnioskodawcą, czyli z Państwem, Państwa firmą, jej ekspertami. Do każdego wniosku podchodzimy indywidualnie, dlatego nie trzeba zakładać, że jest za późno, jednak warto starać się, by możliwe najwcześniej zacząć rozmowy z nami o projekcie. Pamiętajmy, że takie rozmowy są początkiem a nie końcem drogi.
Zachęcamy do zaglądania na naszą stronę – znajdą tam Państwo aktualne informacje o konkursach. Jeśli trafią Państwo na takie informacje w innych mediach, prosimy o kontakt – damy znać, czy dany konkurs jest dla Państwa optymalny, korzystny czy lepiej zaczekać na inny.