Zgodnie z definicją zawartą w artykule 3 pkt. 36 rozporządzeniem eIDAS [Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usługi zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznej na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE] usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego jest usługa umożliwiająca przesłanie danych między stronami trzecimi drogą elektroniczną i zapewniającą dowody związane z posługiwaniem się przesłanymi danymi, w tym dowód wysłania i otrzymania danych, oraz chroniącą przesyłane dane przed ryzkiem utraty, kradzieży, uszkodzenia lub jakiejkolwiek nieupoważnionej zmiany.
Usługa doręczenie elektronicznego jest realizowana przez niezależny od nadawcy i odbiorcy podmiot trzeci – dostawcę usługi zaufania lub współdziałających ze sobą dostawców usług zaufania. Sama zaś usługa doręczenia elektronicznego polega na (i) przekazaniu przesyłki od nadawcy do odbiorcy, (ii) wystawieniu dowodów wysłania oraz otrzymania danych. Usługa zaufania ponadto zbiera dowody z przeprowadzonych przez siebie czynności, w tym identyfikację stron usługi oraz dowody związane z czasem nadania i odebrania przesyłki. Usługa doręczenia elektronicznego musi zapewniać, że przesyłka pozostanie poufna w trakcie jej przesyłania od nadawcy do odbiorcy, a także że nie dojdzie do jej zmiany w sposób nieuprawniony lub naruszenia w inny sposób.
Poza „standardową” usługą doręczenia elektronicznego rozporządzenie eIDAS wprowadza również jego kwalifikowaną wersją stanowiącą kwalifikowaną usługę rejestrowego doręczenia elektronicznego. Usługa ta ponad wymogi określone dla standardowej usługi doręczenia elektronicznego musi spełniać następujące warunki:
- Usługa musi być świadczona co najmniej przez jednego kwalifikowanego dostawcę usług zaufania,
- Usługa musi z dużą dozą pewności zapewniać identyfikację nadawcy,
- Usługa musi zapewniać identyfikację adresata przed dostarczeniem danych,
- Wysłanie i otrzymanie danych za pomocą usługi jest zabezpieczone zaawansowanym podpisem elektronicznym lub zaawansowaną pieczęcią elektroniczną kwalifikowanego dostawcy usług zaufania w taki sposób, by wykluczyć możliwość niewykrywalnej zmiany danych,
- Każda zmiana danych niezbędna do celów wysłania lub otrzymania danych jest wyraźnie wskazana nadawcy i adresatowi danych,
- Data i czas wysłania, otrzymania i wszelkiej zmiany danych są wskazane za pomocą kwalifikowanego elektronicznego znacznika danych.