Spis treści:
2. Podstawa prawna przetwarzania danych przy wysyłce newslettera
3. Newsletter w oparciu o prawnie uzasadniony interes?
4. Newsletter w oparciu o zgodę
5. Jak odebrać zgodę na wysyłkę newslettera?
Mailing stanowi bardzo powszechne narzędzie marketingowe. Stanowi pomost do nawiązania bliższego kontaktu z potencjalnym klientem. Jest elektronicznym komunikatem, który umożliwia bezpośrednią komunikację z odbiorcami, budowanie relacji, informowanie o nowościach i promocjach, oraz utrzymanie zainteresowania marką. Wszystko, co trzeba zrobić, aby go otrzymać – to podać swój adres e-mail.
Newsletter a RODO
Zapisując się na newsletter, podajemy niekiedy nasze dane osobowe – w adresie mailowym, jaki wpisujemy mogą się znajdować takie informacje jak imię (lub jego zdrobnienie), a często również nazwisko. Czy nadawca newslettera przetwarza nasze dane w związku z wysyłką newslettera? Tak – następuje tu zbieranie, przechowywanie i wykorzystanie danych (a wszystko to są czynności przetwarzania danych osobowych). Celem przetwarzania jest umożliwienie adresatowi otrzymania newslettera. Nadawca newslettera jest zatem administratorem naszych danych osobowych
Podstawa prawna przetwarzania danych przy wysyłce newslettera
Aby móc przetwarzać dane, oprócz sprecyzowanego celu przetwarzania (wysyłka komunikatu do odbiorcy drogą mailową) – Administrator musi posiadać przesłankę legalizacyjną, czyli podstawę prawną umożliwiającą przetwarzanie danych osobowych. Do rozważenia są dwie podstawy: prawnie uzasadniony interes w postaci marketingu bezpośredniego oraz zgoda osoby, której dane dotyczą.
Newsletter w oparciu o prawnie uzasadniony interes?
Zgodnie z motywem 47 RODO – „Za działanie wykonywane w prawnie uzasadnionym interesie można uznać przetwarzanie danych osobowych do celów marketingu bezpośredniego”. Marketingiem bezpośrednim będzie taka forma promocji, w której komunikat kierowany jest bezpośrednio do potencjalnego klienta, często za pomocą korespondencji, telefonu, czy kampanii mailowych, w celu promowania produktów lub usług. Newsletter wpisuje się w tę formę bez pudła. Niestety sprawa nie jest taka prosta, abyśmy mogli na tym poprzestać.
Newsletter w oparciu o zgodę
Newsletter zawiera w rozsyłanych treściach rozmaite informacje, których zakres określa nadawca. Może on zawierać także informacje handlowe. Zgodnie z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną (dalej: u.ś.u.d.e.), informacją handlową jest każda informację przeznaczoną bezpośrednio lub pośrednio do promowania towarów, usług lub wizerunku przedsiębiorcy. Oznacza to, że znaczna część informacji wysyłanych jako newsletter może być zakwalifikowana jako informacja handlowa. Dlaczego o tym wspominam? Jest to istotne, ponieważ u.ś.u.d.e. zawiera zakaz wysyłki niezamówionej informacji handlowej. Niezamówionej – czyli bez zgody na jej otrzymanie. Aby zatem móc wykazać, że nasz newsletter zawiera tylko zamówioną informację handlową, powinniśmy opierać przetwarzanie danych o przesłankę zgody.
Jak odebrać zgodę na wysyłkę newslettera?
Bardzo powszechną praktyką jest stworzenie checkboxa z krótką informacją typu „Wyrażam zgodę na przetwarzanie mojego adresu e-mail w celu otrzymywania informacji handlowych…”. Albo prościej – „Chcę otrzymywać newsletter”, jeżeli tylko z okoliczności będzie wynikało, kto będzie jego nadawcą i jakich treści możemy się spodziewać. Tak naprawdę jednak – wcale nie musimy wprowadzać nawet checkboxa. Możemy bowiem przyjąć, że samo działanie osoby, polegające na wpisaniu swojego adresu e-mail w odpowiednim polu i kliknięcie przycisku „Zapisz się” lub podobnego – stanowi już wyraz zgody na otrzymywanie newslettera. Jest tak ponieważ przepisy RODO przewidują, że zgoda może przybierać nie tylko postać oświadczenia, ale również wyraźnego działania potwierdzającego.