Zakwestionowanie czynności podejmowanych przez Zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego wymaga wniesienia odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej. Wnosząc odwołanie należy pamiętać nie tylko o sztywnych terminach na wniesienie odwołania, ale również wielu wymogach wskazanych
w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych i aktach wykonawczych. Odwołanie powinno wskazywać czynność lub zaniechanie czynności zamawiającego, której zarzuca się niezgodność z przepisami ustawy, zawierać zwięzłe przedstawienie zarzutów, określać żądanie oraz wskazywać okoliczności faktyczne i prawne uzasadniające wniesienie odwołania. Odwołujący musi również przesłać kopię odwołania zamawiającemu przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu.
Wymóg przesłania kopii odwołania był m.in. przedmiotem rozważań KIO w sprawie rozpatrywanej w dniu 22 lutego 2018 r., KIO 261/18. Zamawiający – Minister Cyfryzacji – prowadził postępowania pn: Zaprojektowanie, budowa i wdrożenie Platformy e-Zamówienia wraz z usługą hostingu”. Oferta jednego z Wykonawców została odrzucona, w związku z czym Wykonawca wniósł odwołanie wobec czynności odrzucenia oferty. Odwołujący wskazał w odwołaniu jako zamawiającego Ministerstwo Cyfryzacji, ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa, natomiast zamawiający i przystępujący twierdzili, że zamawiającym jest Minister Cyfryzacji, ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa.
Izba na podstawie SIWZ i przedłożonych dokumentów ustaliła, że niewątpliwie zamawiającym jest Minister Cyfryzacji z siedzibą przy ulicy Królewskiej 27, 00-060 Warszawa. W ocenie Izby, aby można było mówić
o wywiązaniu się odwołującego z obowiązku przesłania zamawiającemu kopii odwołania odwołanie musi być przede wszystkim skierowane do prawidłowo oznaczonego zamawiającego; nie jest wystarczającym prawidłowe podanie adresu w sytuacji, gdy adres (ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa) jest „wspólny” dla dwóch zamawiających (Minister Cyfryzacji (1) oraz Ministerstwo Cyfryzacji (2). Uznać zatem należało, że odwołanie zostało skierowane do zupełnie innego podmiotu, tj. zamawiającego, który nie był organizatorem niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Inaczej mówiąc w ogóle nie był stroną postępowania.
Izba zwróciła przy tym uwagę, że postępowanie odwoławcze jest postępowaniem sformalizowanym. Niezbędnym elementem odwołania jest wskazanie zamawiającego – odwołanie zawierać ma bowiem „imię
i nazwisko lub nazwę (firmę) oraz miejsce zamieszkania lub siedzibę zamawiającego, oraz numer telefonu oraz faksu oraz adres poczty elektronicznej zamawiającego. Poza wskazaniem zamawiającego, odrębnym elementem formalnym odwołania jest „określenie przedmiotu zamówienia, co w praktyce sprowadza się do podania nazwy zamówienia nadanej przez zamawiającego i wskazanej w SIWZ. Brak wskazania w odwołaniu podmiotu zamawiającego nie stanowi przy tym braku formalnego odwołania, który może zostać, na wezwanie Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej, usunięty.
W stanie faktycznym sprawy Izba zdecydowała o odrzuceniu odwołania i sprawa odrzucenia oferty Wykonawcy nie została w ogóle rozpoznana. Dlatego też, wnosząc odwołanie w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego należy pamiętać o wielu wymogach formalnych, których niedopełnienie może skutkować utratą szansy na uzyskanie zamówienia.