Pojęcie monitoringu zazwyczaj kojarzy się z rejestracją obrazu za pomocą kamer w celu zapewnienia bezpieczeństwa na obszarze monitorowanym. Każdy z nas niejednokrotnie spotkał się jednak z innymi formami monitoringu, w tym z monitoringiem dźwiękowym, zwykle podczas rozmów telefonicznych, gdy słyszymy komunikat: „rozmowa jest nagrywana”. Czy jednak każdy i w każdym przypadku może rejestrować dźwięk? Nie do końca…
Monitoring stosowany przez pracodawców względem pracowników
Kodeks pracy dopuszcza stosowanie przez pracodawcę monitoringu wizyjnego w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. W zakładach pracy dopuszczalne jest również stosowanie innych form monitoringu (np. poczty elektronicznej), jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Przepisy kodeksu pracy nie przewidują wprost monitoringu dźwiękowego, a mówiąc o innych formach monitoringu, nie można tracić z pola widzenia zasady celowości i minimalizacji. Jeżeli zatem pracodawca może skontrolować pracowników w inny sposób aniżeli nagranie dźwięku, wówczas monitoring dźwiękowy należałoby uznać za nadmiarowy, nieuzasadniony, a zarazem niezgodny z prawem.
Monitoring w ramach rozmowy telefonicznej – zgoda
Dzwoniąc na infolinię lub oczekując na połączenie z konsultantem mamy do wyboru rozłączyć się albo kontynuować połączenie wyrażając tym samym zgodę na nagrywanie rozmowy. Mamy tu zatem do czynienia z przesłanką dobrowolnej zgody jako przesłanki legalizującej przetwarzanie danych osobowych w postaci brzmienia naszego głosu. Aby jednak zapewnić rzeczywistą dobrowolność zgody powinniśmy mieć jednak zapewnione inne możliwości załatwienia sprawy niż rozmowa telefoniczna – chociażby poprzez kontakt mailowy lub telefoniczny. W przeciwnym wypadku dobrowolność zgody będzie miała wymiar pozorny, a tym samym traci ona wówczas przymiot przesłanki legalizującej przetwarzanie danych osobowych przez Administratora. Jeżeli opieramy nagrywanie dźwięku na przesłance zgody, musimy zapewnić, aby jej wyrażenie następowało w zgodzie z przepisami RODO.
Monitoring dźwiękowy w przypadku braku zgody
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych stoi na stanowisku, zgodnie z którym utrwalanie nagrań dźwiękowych w ramach stosowanego systemu monitoringu wymaga posiadania przez administratora wyraźnej podstawy prawnej. Administrator nie może przy tym powołać się na art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, czyli niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, czy art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, czyli prawnie uzasadniony interes administratora. Jak podnosi organ nadzorczy – rejestrowanie dźwięku to uprawnienie, które jest w prawie krajowym zastrzeżone przede wszystkim dla służb i to w dodatku w konkretnych sytuacjach. Odnosząc się do Wytycznych 3/19 Europejskiej Rady Ochrony w sprawie przetwarzania danych osobowych przez urządzenia wideo, PUODO wskazuje, że zapis audiowizualny stanowi niewątpliwie większą formę ingerencji w prywatność niż sam obraz. Przy wybieraniu rozwiązań technicznych odnoszących się do prowadzonego monitoringu Administrator nie powinien natomiast wybierać rozwiązań zawierających funkcje, które nie są niezbędne – czyli naruszających zasadę minimalizacji. Do takich rozwiązań zaliczyć można m.in. nieograniczone śledzenie ruchów kamery, możliwość przybliżenia, transmisję radiową czy właśnie nagrania dźwiękowe. Zdaniem PUODO nagrywanie dźwięku bez zgody osoby nagrywanej możliwe jest zatem wyłącznie z wyraźną podstawą prawną zawartą w przepisach szczególnych.