Dokumenty zamówienia to nowe pojęcie, które wprowadza ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych. Zgodnie z art. 7 pkt 3 nowej ustawy dokumenty zamówienia to dokumenty sporządzone przez zamawiającego lub dokumenty, do których zamawiający odwołuje się, inne niż ogłoszenie, służące do określenia lub opisania warunków zamówienia, w tym specyfikacja warunków zamówienia oraz opis potrzeb i wymagań.
Jak czytamy w uzasadnieniu do projektu ustawy dokumenty sporządzone przez zamawiającego to nie tylko dokumenty przygotowane przez personel zamawiającego, ale również dokumenty, których opracowanie zamawiający powierzył zewnętrznym, profesjonalnym podmiotom (np. dokumentacja projektowa wykonana przez biuro projektowe na zlecenie zamawiającego). Dokumenty zamówienia to także istniejące opracowania, do których zamawiający się odwołuje. Przykładem są normy, oznakowania lub inne zewnętrzne specyfikacje techniczne określające wymagane cechy materiałów, produktów lub usług, do których zamawiający jedynie odsyła w opisie przedmiotu zamówienia. Takie odesłanie powoduje, że stają się one elementem oświadczenia zamawiającego, nawet bez konieczności powtórzenia ich treści w dokumentacji przetargowej.
Taka definicja znacznie ułatwi pracę Zamawiającym, jednak może istotnie rozszerzyć obowiązki Wykonawców, którzy będą musieli dokładnie weryfikować wszystkie dokumenty, na które powołuje się Zamawiający. Zamawiający nie może przy tym odwoływać się do wewnętrznych regulacji, albowiem dokumenty zamówienia muszą być dokumentami publicznie dostępnymi.