W ostatnim czasie pracodawcy coraz częściej zgłaszają zainteresowanie badaniami trzeźwości pracowników. Pracownik będący pod wpływem substancji odurzających, takich jak alkohol czy narkotyki, stanowi realne zagrożenie, zarówno dla zakładu pracy – narażając go na szkody, jak i innych pracowników, którzy przez ewentualny wypadek spowodowany przez osobę nietrzeźwą, mogą być narażeni na utratę zdrowia, a nawet życia. Nie dziwi więc fakt, że pracodawcy pragną takim zagrożeniom zapobiegać.
Czy trzeźwość zalicza się do danych osobowych? Nie, ale stan nietrzeźwości już tak. Co więcej, jest to dana o stanie zdrowia, a co za tym idzie, informację o stanie nietrzeźwości należy zaliczyć do tzw. danych osobowych szczególnej kategorii, podlegających wzmożonej ochronie na gruncie RODO. Tego rodzaju dane mogą być przetwarzane tylko i wyłącznie w przypadkach określonych w art. 9 ust. 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych. Jakie możliwości ma zatem pracodawca, który chce weryfikować stan trzeźwości zatrudnionych pracowników z zachowaniem wymagań określonych w przepisach?
Przede wszystkim wskazać należy, że samo przeprowadzenie badania bez utrwalenia jego wyników nie jest przetwarzaniem danych osobowych – na tym etapie jest to sama czynność. Dopiero utrwalenie wyniku testu na trzeźwość w formie zapisu i jego dalsze przechowywanie może być zakwalifikowane jako przetwarzanie. Oznacza to, że pracownik nie może odmówić samego przeprowadzenia badania powołując się na przepisy RODO. W praktyce jednak to dopiero zapis testu, w wyniku którego ustalono stan nietrzeźwości, będzie miał znaczenie dla pracodawcy, jako podstawa do wyciągnięcia względem pracownika stosownych konsekwencji. Istotne jest zatem posiadanie przez pracodawcę podstawy prawnej do przetwarzania tych danych.
Najpopularniejszą przesłanką legalizującą przetwarzanie danych osobowych szczególnych kategorii jest zgoda osoby, której dane dotyczą. Zgoda musi być udzielona dobrowolnie, w sposób wyraźny, niewymuszony i może być w każdym czasie bez konsekwencji odwołana. Właśnie ze względu na konieczność zachowania dobrowolnego charakteru zgody podkreśla się, że inicjatywa w jej udzieleniu musi być po stronie osoby jej udzielającej, czyli w tym przypadku pracownika. Rodzi to dla pracodawców istotne utrudnienie, ponieważ powoduje, że w istocie można wykonać badania trzeźwości tylko tym pracownikom, którzy będą tego chcieli, na własną prośbę. Za dyskusyjne uznaje się przy tym przedkładanie przez pracodawców gotowych formularzy zgody swoim pracownikom – gdyż takie działanie stanowi przejaw inicjatywy pracodawcy w tym zakresie i może wskazywać na brak dobrowolności.
To, co rekomenduje się pracodawcom, to wprowadzenie odpowiednich przepisów wewnętrznych do regulacji stanowiących źródło prawa pracy w rozumieniu art. 9 § 1 Kodeksu pracy. Należeć będą do nich regulamin pracy albo układ zbiorowy pracy. Dokumenty te stanowią o prawach i obowiązkach pracowników. Pracodawca powinien wskazać grupę lub grupy pracowników objętych kontrolą trzeźwości, metody kontroli oraz sposób jej przeprowadzenia. Sposób prowadzenia kontroli nie może naruszać dóbr osobistych pracownika. Wówczas pracodawca będzie mógł powołać się na przesłankę legalizacyjną z art. 9 ust. 2 lit. b) RODO, czyli że przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy.
Wbrew twierdzeniom niektórych, ustawa z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi nie zawiera samodzielnej podstawy prawnej do przeprowadzania przez pracodawców rutynowych badań trzeźwości. Zgodnie z art. 17 ust. 1 tej ustawy – Kierownik zakładu pracy lub osoba przez niego upoważniona mają obowiązek niedopuszczenia do pracy pracownika, ale tylko jeżeli zachodzi uzasadnione podejrzenie, że stawił się on do pracy w stanie po użyciu alkoholu albo spożywał alkohol w czasie pracy. To, co pracodawca może wówczas zrobić, to wezwać upoważniony organ do przeprowadzenia takiego badania – najczęściej będzie to policja. Przepis ten nie daje pracodawcy uprawnienia do samodzielnego przeprowadzenia takiego badania, nawet jeśli powziął uzasadnione podejrzenie co do stanu jego trzeźwości, co potwierdził Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.