Administratorzy danych, którzy zdecydowali się na wyznaczenie IOD winni zgłosić go w odpowiedni sposób do  Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Zgodnie z art. 10 ustawy o ochronie danych osobowych z 10 maja 2018 r. powinno się to dokonać w terminie 14 dni od dnia jego wyznaczenia.

W zawiadomieniu należy podać:

imię, nazwisko inspektora

adres poczty elektronicznej lub numer telefonu inspektora

imię i nazwisko oraz adres zamieszkania, w przypadku gdy administratorem lub podmiotem przetwarzającym jest osoba fizyczna

firmę przedsiębiorcy oraz adres miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, w przypadku gdy administratorem lub podmiotem przetwarzającym jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą;

pełną nazwę oraz adres siedziby, w przypadku gdy administratorem lub podmiotem przetwarzającym jest podmiot inny niż wskazany powyżej

numer identyfikacyjny REGON, jeżeli został nadany administratorowi lub podmiotowi  przetwarzającemu.

Wszelkie zmiany lub fakt odwołania IOD winny być zgłoszone również w terminie 14 od ich zaistnienia.

Podkreślenia wymaga forma zawiadomienia, ponieważ sporządza się je w postaci elektronicznej i opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym