Co do zasady legalne zatrudnienie w Polsce obywateli państw trzecich, czyli państw niebędących członkami Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Szwajcarii – wymaga uzyskania zezwolenia na pracę. W przypadku, gdy mamy do czynienia z obywatelami obywateli Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji i Ukrainy możliwe jest, aby świadczyli oni pracę nie-sezonową na podstawie tzw. oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy – zamiast zezwolenia.

Jest to rozwiązanie przewidziane dla zatrudnienia o charakterze krótkoterminowym. Nie może być również wykorzystywane do powierzania pracy o charakterze sezonowym, ponieważ do tego rodzaju pracy niezbędne jest uzyskanie zezwolenia. Wykonywanie pracy na podstawie oświadczenia jest możliwe przez łączny okres 6 miesięcy w okresie kolejnych 12 miesięcy kalendarzowych, niezależnie od tego, czy praca świadczona jest na rzecz jednego czy kilku pracodawców. Oświadczenie składa się do Urzędu Powiatowego właściwego ze względu na miejsce wykonywania pracy – składa je samodzielnie pracodawca, który pracę powierza. Dotyczy ono tylko tego pracodawcy i w razie jego zmiany, nowy pracodawca powinien złożyć odrębne oświadczenie. Przed zatrudnieniem pracownika warto się zatem zorientować, czy pracownik już pracował na podstawie oświadczenia i przez jaki okres czasu. Urząd nie zarejestruje oświadczenia na okres dłuższy niż wynikający z przepisów, gdyż wszystkie zarejestrowane oświadczenia są widoczne w centralnej ewidencji. W oświadczeniu należy wskazać niezbędne dane dotyczące zatrudnienia, takie jak dane identyfikacyjne pracodawcy i pracownika, rodzaj umowy, okres na jaki powierza się wykonywanie pracy, stanowisko i kod zawodu, wysokość wynagrodzenia oraz podstawę pobytu w Polsce.

Co ważne, rejestracja oświadczenia nie legalizuje pobytu cudzoziemca na terytorium naszego kraju. Zarejestrowane oświadczenie należy przekazać cudzoziemcowi, a na jego podstawie cudzoziemiec może starać się tytuł pobytowy – o zezwolenie na pobyt czasowy lub wizę. Po dokonaniu rejestracji pracodawca zawiera pisemną umowę z cudzoziemcem, na warunkach wskazanych w oświadczeniu. W ciągu 7 dni powinien również zgłosić cudzoziemca do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.

Gdy okres świadczenia pracy ulegnie zakończeniu przed datą wskazaną w oświadczeniu, warto zgłosić ten fakt do Urzędu, gdyż w przeciwnym razie do okresu 6 miesięcy będzie wliczany czas wskazany w oświadczeniu, a nie rzeczywisty okres świadczenia pracy przez cudzoziemca. Zgłoszenia takiego może w tym przypadku dokonać zarówno pracodawca jak i pracownik. Z kolei w przypadku, gdy zachodzi konieczność zatrudnienia na dłuższy okres czasu niż dopuszczalny na mocy oświadczenia, można od razu ubiegać się o stosowne zezwolenie, albo rozpocząć współpracę od oświadczenia, a następnie, po upływie jego ważności, rozpocząć procedurę zezwoleniową. W tym drugim przypadku, wniosek o wydanie zezwolenia można złożyć po 3 miesiącach pracy na podstawie oświadczenia i wówczas procedura zezwoleniowa przebiega według uproszczonych zasad. Dodatkowo, jeżeli wniosek o wydanie zezwolenia zostanie złożony przed upływem ważności oświadczenia, praca cudzoziemca w okresie przejściowym, tj. do momentu wydania zezwolenia będzie uznana za zalegalizowaną.