Spis treści:
1. Czy muszą istnieć obiektywne przyczyny wskazania konkretnej daty?
2. Przykład sprawy rozpatrzonej przez Krajową Izbę Odwoławczą
3. Konsekwencje dla Zamawiającego
4. Znaczenie wskazania dat kalendarzowych w dokumentach zamówienia
Ustawa z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych wskazuje, że terminy wykonania umowy wskazuje się w dniach, tygodniach, miesiącach lub latach, chyba że wskazanie daty wykonania umowy jest uzasadnione obiektywną przyczyną. Taki sposób oznaczenia terminu wykonania przedmiotu umowy powoduje, iż wykonawcy nie obciążają negatywne związane z przedłużającym się postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego. W praktyce, zwłaszcza na koniec roku kalendarzowego, zdarzają się sytuacje, że Zamawiający musi wydatkować środki do końca danego roku i wówczas pożądane przez Zamawiającego jest wskazanie terminu wykonania umowy konkretną datą np. 31 grudnia 2024 roku. W niektórych przypadkach będzie to możliwe.
Czy muszą istnieć obiektywne przyczyny wskazania konkretnej daty?
Ustawodawca już w uzasadnieniu projektu ustawy Prawo zamówień publicznych wskazał, że okoliczność wynikająca z zobowiązania Zamawiającego wynikającego z zawartej umowy o dofinansowanie przedmiotu zamówienia stanowi przykład obiektywnej przyczyny uzasadniającej określenie terminu wykonania umowy datą kalendarzową (por. Druk nr 3624 Rządowy projekt ustawy – Prawo zamówień publicznych. https://www.sejm.gov.pl/Sejm8.nsf/druk.xsp?nr=3624).
Stanowisko to jest respektowane przez Krajową Izbę Odwoławczą, która m.in. w wyroku z dnia 16 listopada 2021 r. wskazała, że termin wydatkowania środków przyznanych umową o dofinansowanie stanowi obiektywną przyczynę uzasadniającą określenie terminu wykonania umowy datą kalendarzową.
Przykład sprawy rozpatrzonej przez Krajową Izbę Odwoławczą
W sprawie rozpatrywanej przez KIO zamówienie było w istotnej części współfinansowane ze środków unijnych w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014-2020, w związku z czym Zamawiający zawarł w dniu 20 kwietnia 2020 r. umowę o dofinansowanie z Instytutem Nafty i Gazu, w której termin kwalifikowalności wydatków określono na dzień 31 maja 2023 r., który to termin, na podstawie przepisu art. 13 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 3 kwietnia 2020 r., o szczególnych rozwiązaniach wspierających realizację programów operacyjnych w związku z wystąpieniem COVID-19 w 2020 r. (Dz. U. poz. 694), został wydłużony o 90 dni, tj. do dnia 29 sierpnia 2023 r. Z postanowienia § 7 ust. 3 powyższej umowy o dofinansowanie, Zamawiający zobowiązany jest zakończyć realizację zakresu rzeczowego zamówienia oraz rozpocząć tzw. „fazę operacyjną” w okresie kwalifikowalności wydatków i w terminie 30 dni od dnia zakończenia tego okresu, złożyć wniosek o płatność.
Konsekwencje dla Zamawiającego
Z powyższego wynika, że sfinansowanie zamówienia ze środków unijnych wymaga, aby do dnia 29 sierpnia 2023 r. Zamawiający wypłacił wynagrodzenie w związku z realizacją zamówienia oraz złożył wniosek o płatność do Instytutu Nafty i Gazu. Wskazanie daty odbioru końcowego na dzień 4 lipca 2023 r. ma na celu umożliwienie właściwego przeprowadzenia procedury, w tym przygotowania wniosku o płatność.
Znaczenie wskazania dat kalendarzowych w dokumentach zamówienia
Powyższa okoliczność stanowi obiektywną przyczynę, którą Zamawiający uwzględnił przy uregulowaniu w SWZ terminów odbioru technicznego i końcowego, poprzez wskazanie konkretnych dat kalendarzowych. Regulacja ta umożliwia sfinansowanie przedmiotu zamówienia (w istotnej części) ze środków unijnych, zapewniając wywiązanie się przez Zamawiającego z zawartej umowy o dofinansowanie, tj. zadośćuczynienie zobowiązaniom Zamawiającego wynikającym z powyższej umowy (wyrok KIO z dnia 16 listopada 2021 r., sygn. akt KIO 3148/21).
