Spis treści:
1. Nowe obowiązki w związku z tzw. ustawą Kamilka
W dzisiejszym wpisie przyjrzymy się stosowaniu tzw. „ustawy Kamilka” w kontekście przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.
Minął już ponad miesiąc od wejścia w życie przepisów odnoszących się do standardów ochrony małoletnich, wprowadzonych do porządku prawnego mocą art. 22b i 22c ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniem przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich. Powyższe regulacje mają na celu zapewnienie lepszego reagowania na sygnały od dzieci oraz sprawdzanie kompetencji osób z nimi pracujących.
Działania profilaktyczne i prewencyjne, jak bezpieczna rekrutacja i bezpieczne relacje z dziećmi – przewidziane zmienionymi w 2023 r. przepisami ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym, w tym w zakresie standardów ochrony małoletnich, które należy stosować od 15 sierpnia 2024 r. – wymagają uwzględnienia wymogów RODO.
Nowe obowiązki w związku z tzw. ustawą Kamilka
Aktualnie obowiązujące regulacje wprowadzają standardy ochrony małoletnich we wszystkich placówkach, w których przebywają dzieci. Dotyczą one organów zarządzających jednostkami systemu oświaty (przedszkoli, szkół i schronisk młodzieżowych) oraz innych placówek oświatowych, opiekuńczych wychowawczych, resocjalizacyjnych, religijnych, artystycznych, medycznych, rekreacyjnych, sportowych lub związanymi z rozwijaniem zainteresowań, do których uczęszczają albo w której przebywają małoletni, a także organizatorzy tychże działalności oraz podmioty świadczące usługi hotelarskie, turystyczne czy prowadzące inne miejsca zakwaterowania zbiorowego. Podmioty te miały do 15 sierpnia 2024 r. czas na wprowadzenie standardów pracy i postepowania z dziećmi. Jedną z istotnych zmian jest nałożenie na pracodawcę lub innego organizatora działalności obowiązku uzyskania informacji czy dane przyszłego pracownika lub osoby dopuszczanej do działalności są zamieszczone w Rejestrze z dostępem ograniczonym, lub w rejestrze osób, w stosunku do których Państwowa Komisja do spraw przeciwdziałania wykorzystaniu seksualnemu małoletnich poniżej lat 15 wydała postanowienie o wpisie w Rejestrze.
Osoba, z którą ma być nawiązany stosunek pracy lub która ma być dopuszczona do działalności, musi przedstawić również informacje o swojej karalności. Dotyczy to przestępstw o charakterze seksualnym, przestępstw przeciwko życiu i zdrowiu (np. pobicie, spowodowanie uszczerbku na zdrowiu), przestępstwa znęcania się, przestępstwa handlu ludźmi, przestępstw z ustawy o przeciwdziałaniu narkomanii lub informacji o odpowiadających tym przestępstwom czynach zabronionych określonych w przepisach prawa obcego.
Na co należy zwrócić uwagę przy przetwarzaniu danych osobowych w związku z ustawą o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym?
Prezes UODO wskazuje, że dane o pracownikach, kandydatach do pracy oraz dane zawarte w informacjach przekazywanych przez dzieci należy przetwarzać z uwzględnieniem zasad wynikających z Rozporządzenia RODO. W związku z tym należy zweryfikować i zaktualizować:
- Kategorie osób, których dane są przetwarzane oraz zakres zbieranych i przetwarzanych danych osobowych – ograniczyć je do danych niezbędnych dla realizacji obowiązków nałożonych przepisami prawa.
- Klauzule obowiązków informacyjnych – zweryfikować należy w szczególności: cele, podstawę prawną przetwarzania, informacje o odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych, retencję danych, źródła pochodzenia danych; dbać o przejrzystość informacji i komunikacji.
- Pamiętać, aby spełniać obowiązki informacyjne względem wszystkich osób od których dane będą pozyskiwane (stosownie do przepisów art. 13-14 RODO, przy uwzględnieniu wyłączeń wynikających z art. 14 ust. 5 RODO)
- Wyznaczyć osoby działające z upoważnienia administratora mające dostęp do danych osobowych i zajmujące się realizacją zadań wynikających z nowych przepisów dotyczących standardu ochrony małoletnich (dzieci); przyznać im odpowiednie zakresy upoważnień, zobowiązać je do zachowania danych w poufności, zweryfikować sposoby przekazywania poleceń administratora.
- Zweryfikować kanały przepływu / obiegu danych osobowych, stosowane w tym zakresie narzędzia.
- Upewnić się, że ustalone sposoby przetwarzania danych są znane osobom wyznaczonym / upoważnionym, i są dla nich zrozumiałe – tj. wprowadzić je, przeprowadzić stosowne szkolenia / treningi z procesów przetwarzania danych osobowych; zadbać zwłaszcza o świadomość przetwarzania danych szczególnych kategorii, informacji niezwykle wrażliwych.
- Rozważyć jakie dokumenty, i w jakiej formie (tradycyjnej i elektronicznej) oraz w jaki sposób mają być przetwarzane dla realizacji nowych regulacji prawnych; ograniczyć działania na dokumentach do jedynie niezbędnych.
- Ocenić obowiązki wynikające z realizowanych przepisów w kontekście relacji łączących administratora i osoby, których dane dotyczą i realizowanych przepisów prawa, w tym w zakresie prowadzonej dokumentacji – w szczególności w odniesieniu do: dzieci, ich rodziców / ustawowych przedstawicieli, podopiecznych placówki, klientów, pracowników, kandydatów do pracy, np. zapewniać poufność miejsc do rozmowy z dziećmi czy innymi osobami, których dane są przetwarzane.
- Zweryfikować i uaktualnić rozwiązania, w tym dokumentację dotyczącą rejestrowania czynności przetwarzania, procedurę zgłaszania naruszeń.
Jeżeli w Twoja organizacja podlega regulacjom wynikającym z tzw. ustawy Kamilka nie zwlekaj i jak najszybciej przeprowadź powyższe działania.
