Od dnia 1 stycznia 2019 r. wejdą w życie przepisy, które ułatwią przechowywanie akt pracowniczych dotyczących pracowników i zleceniobiorców i obniżą koszty związane z ich przechowywaniem.

Od stycznia pracodawca będzie mógł decydować, w jakiej formie ją przechowywać – papierowo, czy elektronicznie. Dotychczasowe akta w formie papierowej mogą zostać zmienione przez pracodawcę na formę elektroniczną poprzez ich zeskanowanie i zapisanie na informatycznym nośniku informacji. Digitalizacja akt osobowych będzie odpowiednio zabezpieczona, żeby nie dochodziło do utraty danych przez pracodawców.

Skróceniu ulegnie również okres przechowywania akt pracowniczych, który dla wszystkich nowo zatrudnianych osób wyniesie 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.

Dla pracowników zatrudnionych po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. można będzie skrócić okres przechowywania akt z 50 do 10 lat, ale tylko po spełnieniu dodatkowych warunków, które wynikają z ustawy. Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji będzie możliwe dzięki przekazaniu do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wszystkich niezbędnych danych, na podstawie których nastąpi ustalenie prawa do wybranego świadczenia oraz jego wysokości.

W przypadku akt, dotyczących pracowników/zleceniobiorców zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. pozostanie natomiast konieczność ich przechowywania przez 50 lat.