Skan oferty – zmiana stanowiska Krajowej Izby Odwoławczej

                W wyroku z dnia 4 stycznia 2019 r., KIO 2611/18, Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że skan dokumentu stworzonego w formie pisemnej jest elektroniczną kopią, zaś złożony na tej kopii podpis – poświadczeniem kopii „za zgodność z oryginałem”. Istnieje bowiem w naturze i w posiadaniu wykonawcy oryginalna oferta sporządzona w formie pisemnej, postaci papierowej, opatrzona własnoręcznym podpisem. Izba uznała wówczas, że dla zachowania prawidłowej formy oferty nie wystarcza opatrzenie dokumentu w postaci elektronicznej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Wyrok wydany miesiąc później tj. 8 lutego 2019 r. prezentuje odmienne stanowisko. Izba wskazała bowiem, że skan oferty papierowej, podpisany podpisem kwalifikowanym, to nie kopia oferty, tylko jej oryginałem. Izba odwołała się m.in. do brzmienia art. 10a ust. 5 ustawy Pzp, który posługuje się pojęciem „sporządzenia”.
W braku jednoznacznego zdefiniowania ww. pojęcia przez samego ustawodawcę pomocna przy określeniu interpretacji tego przepisu może być wykładnia funkcjonalna, polegająca na ustalaniu znaczenia przepisu w oparciu o przesłanki, które decydują o funkcji danego przepisu. W toku tej wykładni należy odwołać się do celu jaki ma spełnić przepis. Szczególnym rodzajem wykładni funkcjonalnej jest wykładnia celowościowa, odwołująca się do skutku, jaki zgodnie z zamierzeniem ustawodawcy ma osiągnąć interpretowana norma. Bez wątpienia celem elektronizacji zamówień było sprawne przeprowadzenie postępowań. Intencją ustawodawcy było ich uproszczenie przy zachowaniu minimum formalizmu niezbędnego dla zachowania zasady przejrzystości.

KIO odwołała się ponadto do wyroku Sądu Najwyższego z dnia 24 sierpnia 2009 r. w sprawie o sygn. akt I PK 58/09, w którym SN stwierdził, iż forma pisemna będzie zachowana, jeżeli treść oświadczenia woli, wytworzona w dowolny sposób, zostanie opatrzone własnoręcznym podpisem podkreślając, iż to czy treść jest sporządzona własnoręcznie, stanowi kopię, czy wydruk jest bez znaczenia. Analogicznie więc sposób sporządzenia dokumentu elektronicznego nie może przesądzić o tym czy ma on prawidłową formę (elektroniczną) czy też nie.

Wobec rozbieżnych orzeczeń KIO, Urząd Zamówień Publicznych pracuje obecnie nad opinią prawną, zmierzającą do wyjaśnienia w jaki sposób traktować skan oferty opatrzony następnie kwalifikowanym podpisem elektronicznym