Podatnicy uzyskają możliwość wystawienia e-faktur za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W pierwszej fazie wdrażania e-faktury, polscy przedsiębiorcy będą z niej korzystać dobrowolnie. Będzie ona działała, jako jedna z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży, obok faktur papierowych i obecnie już występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. W 2023 r. korzystanie z e-faktury – według zapowiedzi – stanie się obligatoryjne. Nie jest to jednak pewne, ponieważ na wprowadzenie obowiązkowego systemu musi zgodzić się Komisja Europejska.
Stosowanie faktur ustrukturyzowanych będzie wymagało akceptacji odbiorcy takiej faktury, np. poprzez zaakceptowanie stosownego komunikatu w aplikacji e-Mikrofirma lub samego poboru faktur z systemu przez API (zbiór reguł ściśle opisujących, w jaki sposób programy lub podprogramy komunikują się ze sobą). Po przesłaniu faktury, KSeF przydzieli numer identyfikujący tę fakturę w systemie z oznaczeniem daty i czasu. W dniu przydzielenia fakturze ustrukturyzowanej przez system numeru identyfikującego tę fakturę, będzie ona uznawana za wystawioną i jednocześnie za otrzymaną. Faktury ustrukturyzowane będą sporządzane (przygotowywane) przez podatnika w lokalnych lub chmurowych systemach finansowo-księgowych według wzoru udostępnionego przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Każdy podatnik poprzez indywidualne konto w systemie e-faktur będzie mógł wystawić fakturę z wykorzystaniem wzoru zamieszczonego na elektronicznej platformie usług administracji publicznej.
Aby zachęcić podatników do skorzystania dobrowolnie z nowego systemu, ustawa wprowadza system zachęt:
- podatnicy wybierający e-fakturę, otrzymają zwrot VAT o 1/3 szybciej – termin zwrotu skróci się dla nich o 20 dni, z 60 na 40;
- podatnicy zostaną zwolnieni z obowiązku przesyłania struktury JPK_FA na żądanie organów podatkowych.