Pracownicy tymczasowi mogą być całkiem wygodną alternatywą dla standardowego zatrudnienia danej osoby na umowę o pracę. Decydując się na podpisanie umowy z Agencją pracy i zatrudnienie pracowników tymczasowych, pracodawca ma specjalny status tzw. Pracodawcy Użytkownika, a formalnym pracodawcą jest właśnie Agencja. Te rozbieżności powodują natomiast, że również kwestia przetwarzania danych osobowych przez podmiot korzystający z pracowników tymczasowych różni się od przetwarzania danych osobowych pracowników zatrudnionych przez ten podmiot.
Nie ulega wątpliwości, że Agencja pracy jest administratorem danych osobowych pracowników tymczasowych kierowanych do pracy do Pracodawcy Użytkownika – wiele wątpliwości budzi jednak status tego drugiego, zresztą nie bez przyczyny. Czy jest on odrębnym administratorem danych, czy też może podmiotem przetwarzającym?
Zawsze o roli administratora przesądza fakt czy podmiot decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych. Podmiotem przetwarzającym jest natomiast podmiot, który przetwarza dane w imieniu i na polecenie Administratora. Początkowo przyjmowano, że Pracodawca Użytkownik ma status tzw. podmiotu przetwarzającego. Z tego względu, praktyką stało się zawieranie z Agencjami pracy umów powierzenia przetwarzania danych osobowych. W dużym uproszczeniu jest to podejście prawidłowe, ponieważ nie możemy postawić znaku równości między obowiązkami Agencji pracy, jako formalnego pracodawcy, a obowiązkami Pracodawcy Użytkownika. Nie jest to jednak ujęcie kompletne i sprawa jest nieco bardziej skomplikowana. Istnieją bowiem sytuacje, w których Pracodawca Użytkownik ma samodzielność w zakresie ustalania celów i sposobów przetwarzania danych, co stawiałoby go jednak w pozycji administratora. Do sytuacji administrowania danymi przez Pracodawcę Użytkownika możemy zaliczyć:
- prowadzenie szkoleń z zakresu BHP,
- sporządzanie protokołów powypadkowych,
- prowadzenie ewidencji okresów zatrudnienia,
- identyfikacja dostępowa pracownika,
- ustalanie rozkładów i harmonogramów czasu pracy, czy też
- premiowanie i ewentualny dostęp do benefitów.
Powyższe potwierdza również w stanowisko Urzędu Ochrony Danych Osobowych, przedstawione w ramach opublikowanego dla pracodawców poradnika. Jak wskazuje Urząd: „konieczność wykonywania przez pracodawcę użytkownika niektórych, wymienionych w ustawie o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, uprawnień i obowiązków pracodawcy (np. dotyczących prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika tymczasowego w zakresie i na zasadach obowiązujących w stosunku do jego pracowników) powoduje, że w tym zakresie będzie mu przysługiwał status administratora danych osobowych osób świadczących u niego pracę tymczasową”.
W kontekście powyższego najbezpieczniej jest przyjąć, że Pracodawca Użytkownik występuje w odniesieniu do danych osobowych pracowników tymczasowych w podwójnej roli: jest on zatem zarówno podmiotem przetwarzającym, jak i administratorem danych. W zakresie, w jakim realizuje swoje obowiązki względem pracownika tymczasowego samodzielnie jest administratorem danych. W zakresie, w jakim obowiązki formalnego pracodawcy spoczywają po stronie Agencji pracy tymczasowej, jest podmiotem przetwarzającym i niezbędne jest zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Należy również pamiętać o tym, że ów podwójny status Pracodawcy Użytkownika powinien zostać odzwierciedlony w dokumentacji ochrony danych osobowych prowadzonej przez podmiot korzystający z pracowników tymczasowych.