Nowa ustawa Prawo zamówień publicznych to wyraz dążenia do pełnej elektronizacji zamówień publicznych. W myśl art. 61 ustawy komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia i w konkursie, w tym składanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
Jednocześnie art. 20 przewiduje, że postępowanie o udzielenie zamówienia, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie, prowadzi się pisemnie. W art. 7 pkt 16 ustawy czytamy, że przez pisemność należy rozumieć sposób wyrażenia informacji przy użyciu wyrazów, cyfr lub innych znaków pisarskich, które można odczytać i powielić, w tym przekazywanych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. W uzasadnieniu ustawy wskazano, że wyrażenie przy „użyciu wyrazów, cyfr lub innych znaków pisarskich” wskazuje, iż komunikacja musi być prowadzona w postaci tekstowej. Nie mieszczą się tu komunikaty dźwiękowe lub wizualne. Wyrazy, cyfry lub inne znaki pisarskie powinny być uzewnętrznione w widzialnej postaci oraz w sposób umożliwiający ich kopiowanie np. w postaci papierowej lub elektronicznej. Pojęcia „pisemnie” nie można utożsamiać z formą pisemną oświadczenia woli w rozumieniu art. 78 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. z 2018 r. poz. 1020, z późn. zm.), zwanej dalej „Kodeksem cywilnym”. Na gruncie ustawy dokument pisemny nie musi być opatrzony własnoręcznym podpisem obejmującym treść oświadczenia.
W odniesieniu do ofert, ustawa nadal wymaga formy szczególnej. W postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości równej progom unijnym lub większej ofertę oraz oświadczenie JEDZ składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej. Warunki zachowania elektronicznej formy są określone w KC. Dla przypomnienia, zgodnie z art. 781§ 1 KC do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Z kolei
w postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości mniejszej od progów unijnych ofertę oraz oświadczenie „wstępne” (tj. o niepodleganiu wykluczeniu lub spełnianiu warunków udziału w postępowaniu) składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.