E-doręczenia w administracji – wygoda i ryzyko
System e-doręczeń w coraz większym stopniu jest wykorzystywany przez organy władzy publicznej, ale również podmioty prywatne, które zostały zobowiązane do posiadania adresu do e-doręczeń. Urzędy administracji publicznej doręczają za pośrednictwem e-doręczeń wydawane decyzje, zaś podmioty prywatne składają w ten sposób różnego rodzaju wnioski, czy nawet odwołania. Czy jednak w każdym przypadku korzystanie z systemu e-doręczeń jest bezpieczne? W wyroku wydanym przez Krajową Izbę Odwoławczą w lutym bieżącego roku, jeden z przedsiębiorców przekonał się, że Prawo zamówień publicznych nie współgra z systemem e-doręczeń.
Jakie są terminy na wniesienie odwołania do KIO?
Ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych bardzo precyzyjnie określa terminy na wniesienie odwołania od czynności lub zaniechania Zamawiającego. Zasadniczo jest to 5 dni w postępowaniach krajowych i 10 dni w postępowaniach unijnych. Odwołanie wnosi się do Prezesa Izby.
Odwołujący przekazuje zamawiającemu odwołanie wniesione w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej albo kopię tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej, przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu. Ustawa nie wprowadza domniemania doręczenia odwołania z dniem nadania go w placówce pocztowej operatora wyznaczonego do świadczenia usług powszechnych. Decydując się na doręczenie odwołania za pośrednictwem poczty lub kuriera, odwołujący musi się liczyć z tym, że odwołanie może zostać doręczone po upływie ustawowego terminu.
Czy można wnieść odwołanie do KIO przez e-doręczenia? Stanowisko Izby
W wyroku z dnia 19 lutego 2025 r., sygn. akt KIO 73/25, KIO 75/25, KIO wskazała, że „ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t. j. Dz. U. z 2024 r., poz. 145 z późn. zm.) nie zmienia zasad wnoszenia środków ochrony prawnej na gruncie ustawy pzp. E-doręczenia stanowią elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. (…) Ww. ustawa nie gwarantuje doręczenia korespondencji w określonym terminie, a jedynie wskazuje w jakich sytuacjach korespondencję uznaje się za doręczoną – wystawia się dowód otrzymania. Jak wynika z dowodu złożonego przez Odwołującego na posiedzeniu, pełnomocnik Odwołującego w dniu 9 stycznia 2025 r. dysponował jedynie dowodem wysłania odwołania, a więc miał świadomość, że korespondencja nie została jeszcze doręczona. Natomiast jak wynika z dowodu otrzymania odwołanie wpłynęło do Prezesa KIO w dniu 10 stycznia 2025 r. o godz. 17:34:26, a więc z przekroczeniem terminu określonego ustawą. Powyższej oceny nie zmienia podnoszony przez pełnomocnika Odwołującego obowiązek nałożony na profesjonalnych pełnomocników posiadania od 1 stycznia 2025 r. adresu do doręczeń elektronicznych (art. 22(10) ust. 1 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (Dz.U. z 2024 r. poz. 499 z późn. zm.), art. 37c ustawy z dnia 26 maja 1982 r. Prawo o adwokaturze (Dz. U. z 2024 r., poz. 1564 z późn. zm.). W szczególności obowiązek ten dotyczy posiadania adresu do doręczeń elektronicznych a nie obowiązek nadawania środków ochrony prawnej za pomocą tego adresu.”
Data wpływu do KIO jest kluczowa, nie data nadania
Z powyższego wynika, że KIO nie uznaje za skuteczne wniesienia odwołania przez e-doręczenia (o ile nie zostanie ono odebrane w terminie na wniesienie odwołania).
Co dalej? Czekamy na rozstrzygnięcie Sądu
Wyrok KIO został zaskarżony do sądu okręgowego, którego rozstrzygnięcie wytyczy zapewne właściwą ścieżkę wnoszenia odwołań na gruncie ustawy Pzp i e-doręczeń.
Odwołanie do KIO a e-doręczenia – najczęściej zadawane pytania (FAQ)
1. Czy odwołanie do KIO można wysłać przez system e-doręczeń? Tak, można wysłać odwołanie tą drogą, jednak jest to ryzykowne. Aby odwołanie zostało uznane za wniesione skutecznie, musi wpłynąć do Prezesa KIO przed upływem ustawowego terminu. Data wysyłki nie ma znaczenia – liczy się data i godzina odebrania pisma przez Izbę.
2. Jaki jest termin na wniesienie odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej? Zgodnie z Prawem zamówień publicznych, termin na wniesienie odwołania wynosi 5 dni w postępowaniach o wartości krajowej i 10 dni w postępowaniach o wartości unijnej.
3. Dlaczego wysłanie odwołania przez e-doręczenia w ostatnim dniu terminu może być nieskuteczne? Ponieważ system e-doręczeń działa jak elektroniczny list polecony i nie gwarantuje natychmiastowego doręczenia. Jeśli nadamy odwołanie w ostatnim dniu, a system dostarczy je do KIO już po terminie, odwołanie zostanie odrzucone jako wniesione z uchybieniem terminu.
4. Czy obowiązek posiadania adresu do e-doręczeń przez radców prawnych i adwokatów oznacza, że muszą oni wysyłać pisma do KIO tą drogą? Nie. Jak wskazała KIO w swoim wyroku, obowiązek dotyczy samego posiadania adresu do e-doręczeń, a nie obowiązku nadawania środków ochrony prawnej (takich jak odwołanie) za jego pomocą.
