Odwołanie do KIO a e-doręczenia: Czy to bezpieczne rozwiązanie?

System e-doręczeń jest coraz szerzej wykorzystywany przez organy władzy publicznej i podmioty prywatne zobowiązane do posiadania adresu do e-doręczeń. Urzędy doręczają w ten sposób decyzje, a firmy składają wnioski czy odwołania. Czy jednak w każdym przypadku korzystanie z systemu e-doręczeń jest bezpieczne? Jak pokazał wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z lutego tego roku, Prawo zamówień publicznych nie zawsze współgra z systemem e-doręczeń, o czym przekonał się jeden z przedsiębiorców.

Jakie są terminy na wniesienie odwołania do KIO?

Ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Pzp) bardzo precyzyjnie określa terminy na wniesienie odwołania od czynności lub zaniechania Zamawiającego. Zasadniczo jest to:

• 5 dni w postępowaniach krajowych.
• 10 dni w postępowaniach unijnych.

Odwołanie wnosi się do Prezesa Izby. Jednocześnie odwołujący musi przekazać zamawiającemu kopię odwołania przed upływem terminu na jego wniesienie, tak aby ten mógł zapoznać się z jego treścią. Co kluczowe, ustawa Pzp nie wprowadza domniemania doręczenia odwołania z dniem jego nadania w placówce pocztowej. Oznacza to, że decydując się na wysyłkę pocztą lub kurierem, odwołujący ponosi ryzyko, że przesyłka dotrze po ustawowym terminie.

Czy można wnieść odwołanie do KIO przez e-doręczenia? Stanowisko KIO

W przełomowym wyroku z dnia 19 lutego 2025 r. (sygn. akt KIO 73/25, KIO 75/25), Krajowa Izba Odwoławcza stwierdziła, że ustawa o doręczeniach elektronicznych nie zmienia zasad wnoszenia środków ochrony prawnej na gruncie ustawy Pzp.

KIO podkreśliła, że e-doręczenia są elektronicznym odpowiednikiem listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, ale nie gwarantują doręczenia korespondencji w konkretnym terminie. W analizowanej sprawie pełnomocnik odwołującego wysłał odwołanie 9 stycznia 2025 r., dysponując jedynie dowodem wysłania. Jednak, jak wynikało z dowodu otrzymania, odwołanie wpłynęło do Prezesa KIO dopiero 10 stycznia 2025 r. o godz. 17:34:26, czyli po upływie terminu.

Izba zaznaczyła również, że obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych przez profesjonalnych pełnomocników (radców prawnych i adwokatów) od 1 stycznia 2025 r. nie jest równoznaczny z obowiązkiem nadawania środków ochrony prawnej za pomocą tego adresu.

Z powyższego wynika, że KIO nie uznaje za skuteczne wniesienia odwołania przez e-doręczenia, jeśli nie zostanie ono odebrane przez adresata w ustawowym terminie. Wyrok ten został zaskarżony do sądu okręgowego, którego przyszłe rozstrzygnięcie może ostatecznie ukształtować praktykę w tym zakresie.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

1. Czy odwołanie do KIO można skutecznie wnieść przez e-doręczenia? Na ten moment KIO stoi na stanowisku, że jest to ryzykowne. Skuteczne wniesienie odwołania następuje w momencie jego otrzymania przez Prezesa KIO, a nie w momencie wysłania przez e-doręczenie. Jeśli przesyłka dotrze po terminie, odwołanie zostanie uznane za spóźnione.

2. Jakie są ustawowe terminy na wniesienie odwołania do KIO? Termin na wniesienie odwołania wynosi 5 dni w postępowaniach o wartości krajowej i 10 dni w postępowaniach o wartości unijnej.

3. Dlaczego KIO uznało odwołanie wniesione przez e-doręczenia za spóźnione? Ponieważ liczy się data i godzina wpływu odwołania do Prezesa KIO, a nie data jego wysłania. W sprawie KIO 73/25 odwołanie wpłynęło po upływie ustawowego terminu, mimo że zostało wysłane dzień wcześniej.

4. Czy dowód wysłania e-doręczenia jest równoznaczny z jego doręczeniem? Nie. Dowód wysłania potwierdza jedynie fakt nadania korespondencji. Momentem doręczenia jest chwila, w której adresat otrzymuje dokument, co potwierdza „dowód otrzymania”.

5. Czy prawnicy muszą używać e-doręczeń do składania odwołań do KIO? Nie. Zgodnie ze stanowiskiem KIO, obowiązek posiadania adresu do e-doręczeń przez profesjonalnych pełnomocników nie nakłada na nich obowiązku wysyłania środków ochrony prawnej za jego pomocą.

6. Co dalej w sprawie wnoszenia odwołań do KIO przez e-doręczenia? Wyrok KIO w sprawie KIO 73/25 został zaskarżony do sądu okręgowego. Jego rozstrzygnięcie będzie miało kluczowe znaczenie dla przyszłej praktyki i interpretacji przepisów na styku ustawy Pzp i e-doręczeń