Zgodnie z art. 67 ust. 1 pkt 3 ustawy Prawo zamówień publicznych Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia.
W orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej i interpretacja UZP wskazuje się, że przesłanki te muszą być interpretowane ściśle, a Zamawiający winien dokładnie rozważyć, czy dana sytuacja uprawnia go do pominięcia procedur konkurencyjnych. W orzeczeniu z 18 marca 2019 r. sygn. akt KIO 397/19, Izba przypomniała, że typowymi sytuacjami, których nie można było wcześniej przewidzieć, a do których odnosi się przedmiotowy przepis, są zdarzenia losowe lub inne zdarzenia podobnego typu niezależne od zamawiającego, takie jak klęski żywiołowe (powodzie, lawiny, pożary), katastrofy, awarie, niespodziewane wypadki. Nie jest natomiast sytuacją uprawniającą do zastosowania trybu z wolnej ręki odstąpienie od umowy z Wykonawcą.
W sprawie będącej przedmiotem rozpoznania KIO podstawą odstąpienia od umowy przez Zmawiającego było postanowienie umowy, zgodnie z którym obowiązkiem wykonawcy było przekazanie Zamawiającemu, najpóźniej w terminie na 14 dni przed terminem rozpoczęcia realizacji usługi, pisemnej informacji o: a) pojazdach, którymi będzie realizowana umowa (w tym daty ich produkcji, nr rejestracyjnego, daty ważności przeglądu technicznego), b) osobach realizujących umowę jako kierowcy i opiekunowie, c) kopii licencji na podejmowanie i wykonywanie krajowego transportu drogowego wydanej na podstawie art. 5 ust. 1 o transporcie drogowym (oryginał do wglądu). Wykonawca dostarczył dokumenty po terminie, dlatego też Zamawiający odstąpił od umowy. Jednocześnie, poza brakiem dokumentów, Wykonawca w sposób prawidłowy realizował umowę w zakresie przewozów, który były przedmiotem umowy.
W tej sytuacji Izba uznała, że Zamawiający nie wykazał zaistnienia żadnej z przesłanek zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki, o której mowa w art. 67 ust. 1 pkt 3 ustawy Prawo zamówień publicznych.