Odrzucenie skanu oferty podpisanego elektronicznie

Elektronizacja zamówień publicznych budzi nadal sporo emocji i mimo że dotyczy głównie dużych postępowań unijnych sprawia nadal uczestnikom rynku zamówień publicznych wiele problemów. Kolejne nowelizacje ustawy Pzp z założenia miały ułatwiać proces ubiegania się o zamówienia, zwłaszcza małym i średnim przedsiębiorcą. Tymczasem, z każdą kolejną zmianą, z każdym nowym orzeczeniem Krajowej Izby Odwoławczej, mnożą się trudności.

W dniu 4 stycznia 2019 r. KIO wydała jedno z pierwszy orzeczeń, dotyczących prawidłowej formy ofert składanych w postaci elektronicznej. Izba uznała, że oferta wydrukowana, podpisana własnoręcznie, a następnie zeskanowana i podpisana przez tę samą osobę elektronicznie podlega odrzuceniu.

W stanie faktycznym sprawy Wykonawca przygotował ofertę w formie pisemnej. Oferta została podpisana przez osoby uprawnione, a następnie zeskanowana i taki plik elektroniczny został ponownie podpisany kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi przez te osoby. Zamawiający odrzucił ofertę, a KIO potwierdziła słuszność jego działań.

Zdaniem Izby, w tej sytuacji zamawiający prawidłowo ocenił, że tak sporządzona i złożona oferta podlegała odrzuceniu na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp jako sprzeczna z ustawą. Zgodnie ze znajdującym zastosowanie w sprawie przepisem art. 10a ust. 5 ustawy Pzp, oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału
w postępowaniu, oświadczenie o którym mowa w art. 25a, w tym jednolity dokument sporządza się, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej i opatruje kwalifikowanym podpisem. Izba wskazała, że dla zachowania prawidłowej formy oferty nie wystarcza opatrzenie dokumentu w postaci elektronicznej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Ustawodawca wyraźnie wskazał także, że istotnym jest aby oferta została „sporządzona” w postaci elektronicznej. Słowo „sporządzenie” niewątpliwie należy odróżnić od słowa „złożenie”. Zdaniem Izby pojęcie „sporządzenie” należy utożsamiać z wytworzeniem, powstaniem oświadczenia. Istotna jest zatem także pierwotna postać oferty. (…) wersję elektroniczną dokumentu, który pierwotnie został sporządzony w innej formie niż elektroniczna, normodawca określa mianem „elektronicznej kopii posiadanego dokumentu”. Powyższej kwalifikacji nie zmienia opatrzenie tak stworzonej elektronicznej kopii kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Normodawca przesądził bowiem w ust. 2 przywołanego przepisu, że podpis ten należy traktować wyłącznie jako poświadczenie elektronicznej kopii dokumentu za zgodność z oryginałem. Na konieczność traktowania zeskanowanego dokumentu pisemnego jako elektronicznej kopii wskazują także zapisy uzasadnień do projektów aktów wykonawczych do ustawy Pzp (wyrok KIO z dnia 4 stycznia 2019 r., sygn. akt KIO 2611/18).