Kiedy można ująć karę umowną w kosztach podatkowych?
W większości przypadków zapłacona kontrahentowi kara umowna nie będzie mogła być uznana za koszt uzyskania przychodu w podatku dochodowym od osób prawnych lub podatku dochodowym od osób fizycznych, ale od tej zasady są wyjątki. Kary umowne za opóźnienie w wykonaniu usługi lub realizacji dostawy mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jeśli nie są zawinione przez podatnika i spełniają ogólne warunki wymienione w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT – orzekł niedawno Naczelny Sąd Administracyjny.
Czym jest kara umowna? Definicja i zastosowanie
Kara umowna jest zastrzeżeniem umownym między stronami danej umowy, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy pieniężnej. Jako że dotyczyć może wyłącznie zobowiązania niepieniężnego, często kara umowna zamieszczana jest w treści umowy dostawy towaru lub wykonania usługi na wypadek niedostarczenia towaru w sposób przewidziany w umowie lub wadliwego wykonania usługi.
Czy kara umowna może być kosztem uzyskania przychodu?
Ogólna zasada wyłączenia kar umownych z kosztów podatkowych
Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych wyłącza uznanie za koszty uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.
Przełomowy wyrok NSA a kary za opóźnienie
Naczelny Sąd Administracyjny podkreśla, że pojęcie „wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług” w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT odnosi się do każdego przypadku nienależytego wykonania obowiązków podatnika wynikających ze stosunku obligacyjnego, za które ponosi on odpowiedzialność, niezależnie od charakteru i zakresu tej odpowiedzialności. Nie można zgodzić się z taką wykładnią przepisów, która prowadzi do konstatacji, że opóźnienie w wykonaniu zobowiązania, za które dłużnik ponosi odpowiedzialność, może stanowić wadę wykonanych robót lub usług w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT, wadą tą jest brak realizacji przedmiotu umowy w określonym (umówionym) terminie. Sąd nie zgodził się tym samym z organem podatkowym, wedle którego wydatki poniesione na zapłatę kar umownych za przekroczenie terminu dostaw nie są kosztami uzyskania przychodu poniesionymi w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (wyrok NSA z 6 maja 2025 r. sygn. II FSK 1012/22).
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
1. Jaka jest generalna zasada dotycząca zaliczania kar umownych do kosztów uzyskania przychodu?
Zgodnie z ustawą o CIT, co do zasady kary umowne i odszkodowania z tytułu wad towarów, usług lub zwłoki w ich usunięciu nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.
2. Kiedy kara umowna za opóźnienie może być kosztem podatkowym?
Kara umowna za opóźnienie w dostawie towaru lub wykonaniu usługi może być kosztem uzyskania przychodu, pod warunkiem że opóźnienie nie wynikło z winy podatnika, a wydatek ten został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła.
3. Co oznacza kluczowe rozróżnienie między „zwłoką” a „opóźnieniem”?
W kontekście przepisów podatkowych i orzecznictwa sądowego, „zwłoka” jest opóźnieniem zawinionym przez dłużnika. Natomiast „opóźnienie” to każdy przypadek niedotrzymania terminu, również ten niezawiniony. Kary umowne z tytułu „zwłoki” są wyłączone z kosztów, podczas gdy kary za „opóźnienie” (niezawinione) mogą być kosztem podatkowym.
4. Na jaki ważny wyrok sądowy powołuje się artykuł?
Artykuł odnosi się do wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 6 maja 2025 roku (sygn. akt II FSK 1012/22), który potwierdził możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych kar umownych za opóźnienie niezawinione przez podatnika.
5. Czy zapłata kary umownej automatycznie pozwala uniknąć większych strat?
Tak, często zapłata kary umownej jest działaniem mającym na celu zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Może to być np. sposób na utrzymanie dobrych relacji z kluczowym kontrahentem i kontynuowanie zyskownej współpracy, co uzasadnia ujęcie takiego wydatku w kosztach podatkowych.
