Vom 01. Januar 2019 treten in Kraft die Vorschriften, die Aufbewahrung von Arbeiterakten erleichtern ,die Mitarbeiter und Auftragnehmer betreffen und bei der Kosteneinsparung helfen, die mit Aufbewahrung verbunden sind.

Vom Januar kann ein Arbeitgeber darüber entscheiden, in welcher Form er sie bewahren kann- in Papierform oder elektronischer Form. Bisherige Akten in Papierform können von dem Arbeitgeber in elektronische Form durch Scannen oder Speicherung auf informatischen Informationsträger  umwandelt. Digitalisierung der persönlichen Daten wird entsprechend versichert , damit zum Verlust der Daten von den Arbeitgeber nicht kommt.

Verkürzt wird auch die Zeitspanne der Aufbewahrung der Arbeiterakten, die für alle neu eingestellte Personen jetzt 10 Jahre vom Ende eines Kalenderjahres beträgt, im dem die Arbeit oder Dienstleistungsvertrag beendet wurde.

Für Mitarbeiter die zum ersten Mal im Zeitraum vom Januar 1999 bis Dezember  2018 eingestellt wurden, kann man den Zeitraum der Aufbewahrung von 50 bis 10 Jahre verkürzen, aber nur nach Erfüllung der zusätzlichen Bedingungen, die aus dem Gesetz folgen. Die Verkürzung des Zeitraumes der Aufbewahrung der Dokumentation wird dank Übermittlung an Sozialversicherungsanstalt aller notwendigen Informationen möglich, auf diese Weise folgt Bestimmung des Rechtes auf ausgewählte  Leistung und ihre Höhe.

Im Fall der Akten, die Mitarbeiter / Auftragnehmer betreffen, die vor dem 01. Januar 1999 eingestellt wurden, bleibt jedoch die Notwendigkeit der Aufbewahrung 50 Jahre lang.