Każdemu pracownikowi zatrudnionemu w oparciu o umowę o pracę przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu ani przenieść tego prawa na inną osobę. Zasadą jest, że pracodawca udziela urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Zgodnie z art. 168 kodeksu pracy urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Należy przy tym podkreślić, że naruszenie przez pracodawcę obowiązku udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego za dany rok do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego nie uprawnia pracownika do rozpoczęcia po tym terminie urlopu bez zgody pracodawcy.
W praktyce zdarzają się sytuacje, w których pracownicy mają zaległy urlop wypoczynkowy, a mimo to z różnych względów nie chcą skorzystać z tego urlopu. Powstaje wówczas pytanie, czy pracodawca może samodzielnie zdecydować o terminie zaległego urlopu wypoczynkowego pracownika. W tym zakresie istnieją rozbieżne stanowiska. Pierwsze, dominujące w orzeczeniach wydawanych na gruncie art. 168 k.p. w myśl którego „z art. 168 k.p. wynika obowiązek pracodawcy udzielenia pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego
w terminie w przepisie tym określonym, a udzielenie urlopu we wskazanym terminie nie wymaga od pracodawcy uzyskania zgody pracownika i jest dla niego wiążące. Pracodawca może więc w czasie udzielonego urlopu nie dopuścić pracownika do pracy, a przejawiana przez pracownika gotowość do pracy nie może prowadzić do nabycia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy” (tak wyrok Sądu Okręgowego w Łodzi z dnia 18 grudnia 2014 r., sygn. akt VII Pa 349/14). Podobnie stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 24 stycznia 2006 r. (I PK 124/05), w którym uznał, że pracodawca może udzielić pracownikowi zaległego urlopu, mimo że ten odmawia jego wykorzystania.
Inne stanowisko w tej kwestii prezentuje Państwowa Inspekcja Pracy, której zdaniem (pismo nr GNP-110-4560-46/07/PE), nawet gdy kończy się termin na udzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego, pracodawca powinien ustalić z pracownikiem termin wykorzystania tego urlopu.
Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że udzielenie pracownikom zaległego urlopu
w wyznaczonym z góry terminie może zostać uznane za sprzeczne z kodeksem pracy. W takiej sytuacji pracodawcy pozostaje droga sądowa, zaś w myśl powołanych powyżej orzeczeń sądowych, sądy w tej sprawie opowiadają się po stronie pracodawców.